Materi Pembelajaran 1

“PENGERTIAN ARSIP”

Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu. Schollenberg menggunakan istilah archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, arsip disebut dengan felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Berikut pengertian arsip menurut para ahli:

1.    Menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan, menjelaskan arsip yaitu naskah-naskah lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah (Bab 1 Pasal 1 (1) serta naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaaan tunggal atau berkelompok dalam rangka pelaksanaan kebangsaan (Bab 1 Pasal 1(2).

2.    Prajudi Admosudirjo (Ig. Wursanto 1991: 14-15) memberikan pengertian arsip atau records sebagai berikut:

a.    Setiap catatan setiap apa yang di catat untuk disimpan

b.    Setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban daripada suatu peristiwa kalau kejadian.

c.    Register, daftar, monument, dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu di taruh, di catat, direkam.

d.   Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi.

e.    Fakta atau data yang dicatat secara tertentu misalnya jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier dan sebagainya.

f.     Pelat atau piringan hitam, pita rekaman.

3.    Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar petam bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan sera dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

4.    Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.