Materi Pembelajaran 2

“RUANG LINGKUP ARSIP”

A.       SYARAT ARSIP

Surat atau warkat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat

2.    Disimpan menurut sistem tertentu

3.    Mempunyai nilai kegunaan

4.    Pada saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat

B.       JENIS-JENIS ARSIP

1.    Jenis Arsip ditinjau dari Bentuk Fisiknya

a.    Arsip berbentuk lembaran

Misalnya berupa surat-surat, akte notaries, kuintansi, laporan, fotokopi, dan lain-lain.

b.    Arsip tidak berbentuk lembaran

Misalnya arsip berupa disket computer, harddisk, rekaman pada pita kaset, video, microfilm, dan lain-lain.

2.    Jenis Arsip ditinjau dari Masalahnya

a.    Financial Record

Yaitu arsip yang berisi catatan masalah keuangan, misalnya kwintansi, giro, cek kartu kredit, bukti-bukti pembayaran, maupun penerimaan uang.

b.    Inventory Record

Yaitu arsip yang berisi catatan yang berhubungan dengan masalah inventaris/barang milik kantor, misalnya catatan mengenai persediaan barang, jumlah, merk, ukuran, lokasi barang, dan lain-lain.

c.    Personal Record

Yaitu arsip yang berisi catatan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian, misalnya daftar riwayat hidup, absensi pegawai, struktur organisasi pegawai dan lain-lain.

d.   Sales Record

Yaitu arsip yang berisi catatan masalah yang berhubungan dengan penjualan, misalnya catatan mutu barang, harga pokok barang, nama agen dan relasi dan lain-lain.

e.    Production Record

Yaity arsip yang berisi catatan masalah yang berhungan dengan produksi, misalnya arsip mengenai jenis bahan baku, jenis alat produksi, laporan produksi barang, dan lain-lain.

3.    Jenis Arsip ditinjau menurut Pemiliknya

a.    Lembaga Pemerintahan

1)   Arsip Nasional RI sebagai inti dari Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut dengan arsip nasionalm pusat.

2)   Arsip Nasional di tiap-tiap propinsi yang selanjutnya disebut dengan arsip nasional daerah.

b.    Instansi Pemerintah/Swasta

1)   Arsip Primer dan Sekunder

Arsip primer yaitu arsip yang aslinya, bukan kopian. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tembusan, tindasan, kopiannya, salinan atau microfilm.

2)   Arsip Sentral dan Arsip Unit

Arsip sentral adalah arsip yang di simpan pada pusat arsip/dipusatkan penyimpanannya. Sedangkan arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya disebarkan di tiap-tiap bagian organisasi yang ada.

4.    Jenis Arsip ditinjau menurut Sifat Kepentingannya/Urgensinya

a.    Arsip Biasa

Yaitu arsip yang semula mempunyai kegunaan penting akhirnya menjadi using/tidak berguna saat arsip di informasikan, misal surat lamaran kerja, tagihan yang telah lewat waktu, dan lain-lain.

b.    Arsip Penting

Yaitu semula arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, berfungsi membantu kelancaran organisasi dan sukar mencari penggantinya apabila hilang. Jangka waktu penyimpanannya minimal 10 tahun hinga 30 tahun, misalnya surat perjanjian.

c.    Arsip Tidak Penting

Yaitu arsip yang mempunyai nilai guna sementara, kadang-kadang diperlukan secara berkala dan atau pada akhir tahun disingkirkan, misal undangan/pemberitahuan.

d.   Arsip Sangat Penting

Yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya, dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya, dapat bernilai sejarah atau alamiah. Arsip ini tidak terbatas nilai gunanya/abadi, mempunyai nilai istimewa sehingga tidak dimusnakan, misalnya naskah proklamasi, ijazah, SK pendirian organisasi.

e.    Arsip Rahasia

Yaitu arsip yang isinya hanya dapat diketahui oleh orang tertentu.

5.    Jenis Arsip ditinjau menurut Fungsinya

a.    Arsip Dinamis

1)   Arsip Aktif

Yaitu arsip dinamis uang dipergunakan terus menerus dalam penyelenggaraan kegiatan sehari-hari.

2)   Arsip Semi-aktif

Yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaanya menurun, jarang dipergunakan karena prosesnya telah selesai.

3)   Arsip In-aktif

Yaitu arsip yang sangat jarang digunakan, arsip ini digunakan hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan.

b.    Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

6.    Jenis Arsip menurut Nilai Gunanya

a.    Arsip Bernilai Informasi

Contohnya yaitu pengumuman, pemberitahuan, dan undangan.

b.    Arsip Bernilai Administrasi

Contohnya yaitu ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c.    Arsip Bernilai Hukum

Contoh akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan pengadilan.

d.   Arsip Bernilai Sejarah

Contohnya laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa.

e.    Arsip Bernilai Keuangan

Contoh kuintansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.

f.     Arsip Bernilai Pendidikan

Contoh karya ilmiah para ahli, kurikulumm, satuan pelajaran, dan program pelajaran.

7.    Jenis Arsip menurut Keasliannya

a.    Arsip Asli

Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, legislasi asli yang merupakan dokumen utama.

b.    Arsip Tembusan

Yaitu dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c.    Arsip Salinan

Yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

8.    Jenis Arsip menurut Kekuatan Hukum

a.    Arsip Autentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda bukti keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b.    Arsip Tidak Auntentik

Yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, dan hasil print computer.

C.    FUNGSI ARSIP

Berdasarkan UU No. 7 Tahun 1971 pasal 2 fungsi arsip dibedakan menjadi 2 yaitu sebagai berikut:

1.    Arsip Dinamis

Yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2.    Arsip Statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jadi fungsi arsip dalam suatu organisasi adalah sebagai berikut:

1.    Alat untuk membantu ingatan

2.    Sumber informasi

3.    Alat pembuktian saat ini dan masa yang akan datang

4.    Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu.

5.    Dapat menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi.

6.    Bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

D.    NILAI GUNA ARSIP

1.    Menurut The Liang Gie

a.       Nilai guna administrasi

Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu persoalan, berarti warkat dapat mempunyai nilai kegunaan administrasi.

b.      Nilai kegunaan hukum

Yaitu warkat dapat digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

c.       Nilai kegunaan keuangan

Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.

d.      Nilai kegunaan haluan organisasi

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

e.       Niali kegunaan organisasi

Sesuatu warkat dapat digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.

f.       Nilai kegunaan sejarah

Warkat dapat berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lampau.

g.      Nilai kegunaan penelitian

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.

h.      Nilai kegunaan penerangan

Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak umum.

2.    Menurut Ensiklopedia Administrasi

a.       Guna informative

Yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa.

b.      Guna yuridis

Yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses hukum.

c.       Guna hitoris

Yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

d.      Guna ilmiah

Yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran  seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

3.    Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

a.       Nilai guna primer

Yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga instansi pencipta arsip, meliputi:

1)    Nilai guna administrastif

2)    Nilai guna hukum

3)    Nilai guna keuangan

4)    Nilai guna ilmiah dan teknologi

b.      Nilai guna sekunder

Yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data, atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari, meliputi:

1)    Nilai guna pembuktian

2)    Nilai guna informasional

4.    Menurut Vernon B. Santen

Arsip mempunyai nilai guna yang dikenal dengan istilah “ALFRED” yaitu:

A  = Administrative value/nilai guna administrasi

L   = Legal value/nilai hukum

F   = Fiscal value/niali keuangan

R  = Research value/nilai penelitian

E   = Educational value/nilai pendidikan

D  = Documentation value/niali dokumentasi