“PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP
KEARSIPAN”
Menurut Kamus Administrasi Kearsipan adalah segenap rangkaian
kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak dimulainya pengumpulan
warkat sampai penyingkirannya. Sedangkan menurut ensiklopedia Administrasi
Filling/penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
Jadi kearsipan adalah suatu proses kegiatan yang dimulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu sehingga pada saat diperlukan dapat dengan cepat dan
tepat ditemukan kembali.
Adapun ruang lingkup kearsipan meliputi:
1.
Penciptaan dan penerimaan warkat
2.
Pengumpulan dan penerimaan warkat
3.
Pengendalian warkat
4.
Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5.
Penyimpanan warkat/arsip
6.
Pemusnahan arsip
Tujuan pengelolaan arsip
adalah sebagai berikut:
1.
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2.
Untuk menjamin keselamatan dokumen/warkat sebagai bahan
pertanggungjawaban
3.
Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis
dan efisien
4.
Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat
5.
Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip
6.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas baik waktu, tempat, dan
biaya dalam pengolahan arsip
Berikut usaha-usaha uang dapat dilakukan agar tujuan dalam
pengelolaan arsip dapat tercapai:
1.
Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengansebaik-baiknya
2.
Berusaha melengkapi peralatan/sarana yang diperlukan
3.
Menyiapkan tenaga-tenaga di bidang
kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan di bidang kearsipan melalui
pendidikan dan latihan berupa penataran/ kursus-kursus
4.
Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas di bidang
kearsipan
No comments:
Post a Comment